1. INTRODUCTION

Welcome to the Croft Financial Group. We respect your privacy and are committed to protecting it. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, and safeguard your personal information when you visit our website and utilize our portfolio management services.

2. PERSONAL INFORMATION WE COLLECT

• Identification Data: Such as your name, date of birth, and Social Insurance Number.
• Contact Data: Including your mailing address, email address, and telephone number.
• Financial Data: Like bank account details, transaction history, and investments.
• Technical Data: IP addresses, browser type and version, time zone setting, and other technology on the devices you use to access our site.
• Usage Data: Information about how you use our website and services.

3. HOW WE USE YOUR INFORMATION
We use your personal data for various purposes:
• Service Delivery: To provide and manage our services.
• Communication: To communicate with you about your portfolio and other services.
• Legal Compliance: To comply with regulatory requirements.
• Website Improvement: For analysis and to improve the functionality of our website.

4. DISCLOSURE OF YOUR INFORMATION
Your data will not be shared with third parties except:
• When we have your consent.
• For legal, regulatory, or risk management reasons.
• With service providers that process data on our behalf.

5. DATA RETENTION
We will retain your personal data for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected or to comply with legal, regulatory, or internal policy requirements.

6. YOUR RIGHTS
Under Canadian privacy laws, you have rights including:
• The right to be informed about the collection and use of your personal data.
• The right to access your personal data.
• The right to rectify any inaccurate or incomplete data.
• The right to request the deletion or removal of personal data.

7. SECURITY
We employ security measures to protect your personal data, including encryption, firewalls, and secure socket layer technology. However, no method of transmission or storage is 100% secure. Thus, while we strive to protect your personal information, we cannot guarantee its absolute security.

8. COOKIES AND TRACKING
Our website uses cookies to enhance user experience and gather analytics. By using our
website, you agree to the use of cookies as described in our Cookie Policy.

9. THIRD PARTY LINKS
Our website may contain links to third-party websites. We are not responsible for their content or privacy practices.

10. CHANGES TO THIS PROVACY POLICY
We may update our Privacy Policy from time to time. We will notify you of any changes by posting the new Privacy Policy on this page and updating the effective date at the top.

11. CONTACT US
For any questions regarding this Privacy Policy or your personal data:

Contact: compliance@croftgroup.com

This policy has been crafted in compliance with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and relevant provincial privacy laws.

CONTENT

The content provided by croftgroup.com unless otherwise noted, is © 2023 Croft Financial Group. All use of croftgroup.com is subject to the terms and conditions set forth below.

All materials contained on castlemarkwealth.com, including all text and images, are copyrighted and are protected by applicable copyright laws. They may not be published, reproduced, copied, modified, uploaded, transmitted, posted, transferred or distributed in any way, without the express written permission of Croft Financial Group.

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Croft Financial Group attempts to make sure that all content and information on our website is current and up-to-date. Although we attempt to keep information accurate, you assume the risk that the information and materials on this Web site could be incomplete, inaccurate, out of date, or may not meet your needs and requirements.

EXCLUSION OF LIABILITY

With respect to any information available from this site, neither Croft Financial Group does not assume any legal liability or responsibility for the accuracy, completeness, or usefulness of any information, apparatus, product, or process disclosed, or represents that its use would not infringe privately owned rights.

While every effort is made to ensure that all information provided at this site or via email does not contain computer viruses, Croft Financial Group makes no warranty whatsoever that communication by electronic media is free of viruses and shall have no liability for any corruption to data which may occur as a result of such transmission.

FOR MORE INFORMATION

If you have questions about our privacy or copyright policies, or have ideas about improving our policies, please feel free to e-mail us at info@croftgroup.com

FILING A COMPLAINT WITH US

(La version française suit)

If you have a complaint about our services or a product, contact us at

Phone: 1-877-249-2884
E-mail: compliance@croftgroup.com
Mail: R N Croft Financial Group Inc.
ATTN.: Chief Compliance Officer
801 – 251 Consumers Road
Toronto, Ontario M2J 4R3

You can file a complaint with us by whichever means is convenient for you. If you are a resident of Quebec, you may also complete the form from the Autorité des marchés financiers (AMF). You may want to consider using a method other than email for sensitive information.

Tell us:
• What went wrong
• When it happened
• What you expect, for example, money back, an apology, account correction

WE WILL ACKNOWLEDGE YOUR COMPLAINT
We will acknowledge your complaint in writing, as soon as possible, typically within 5 business days of receiving your complaint (or within 10 days for residents of Quebec).

We make sure we understand your complaint and what you expect from us. We may ask you to provide clarification or more information to help us resolve your complaint.

Help us resolve your complaint sooner
Make your complaint as soon as possible.
Reply promptly if we ask you for more information.
Keep copies of all relevant documents, such as letters, emails and notes of conversations with us.

WE WILL PROVIDE OUR DECISION
We normally provide our decision in writing, within 90 days of receiving a complaint (or 60 days for residents of Quebec). It will include:

• A summary of the complaint
• The results of our investigation
• Our decision to make an offer to resolve the complaint or deny it, and an explanation of our decision

IF OUR DECISION IS DELAYED
If we cannot provide you with our decision within 90 days (or 60 days for residents of Quebec), we will:

• Inform you of the delay
• Explain why our decision is delayed, and
• Give you a new date for our decision (however, for residents of Quebec the additional time may not exceed 30 days.)

ASSESSMENT OF THE OFFER AND RESOLUTION OF THE COMPLAINT
If we present an offer, we give you time to assess and respond to it. We will give you enough time to seek the advice you need to make an informed decision. You can decide to accept or refuse the offer, or you can present a counter offer.

Once we reach an agreement with you to resolve your complaint, if you are a resident of Quebec, we will implement the terms of the offer within 30 days unless we agree upon a different time period with you and it is in your interest to do so.

SIMPLIFIED PROCESS IN QUEBEC FOR CERTAIN COMPLAINTS
If you are a resident of Quebec, we may follow a simplified process for certain complaints.

• This process is for complaints that we can resolve to your satisfaction within 20 days.
• These complaints may be referred to a member of our client service team and handled verbally (e.g., in a phone call).
• We consider a complaint resolved to your satisfaction when
you accept our proposed solution to your complaint, or
the explanations we provide to you are sufficient to resolve your complaint.

When a complaint isn’t resolved using the simplified process
If we cannot resolve your complaint to your satisfaction under this process, we will notify you in writing.
Your complaint will continue to be processed, but in accordance with the steps in the complaint process described earlier.
The time that we take trying to resolve your complaint under the simplified process does not impact our obligation to provide you with our written final response within the required time period.

COMPLAINT RECORD
For each complaint, we create a record in which we keep all the information or documents required for the processing of your complaint.
If you are a resident of Quebec, you can contact us to request to have your complaint record examined by the AMF at any time if you are not satisfied with the response we provided or how your complaint was processed. We will send your complaint record to the AMF no later than 15 days following receipt of your request.

IF YOU'RE NOT SATISFIED WITH OUR DECISION
You may be eligible for the independent dispute resolution service offered by the AMF (if you are a resident of Quebec) or by the Ombudsman for Banking Services and Investments (OBSI) (if you are a resident of another Canadian jurisdiction). These services are free of charge to you.

A word about legal advice
You always have the right to go to a lawyer or seek other ways of resolving your dispute at any time. A lawyer can advise you of your options. There are time limits for taking legal action. Delays could limit your options and legal rights later on.

TAKING YOUR COMPLAINT TO THE AMF (QUEBEC)
If you are a resident of Quebec, you can request that our complaint record be examined by the AMF. The AMF will examine the complaint record and may, with the parties’ consent, act as conciliator or mediator regarding the complaint or designate a person to act as such. Applicable Quebec securities laws provides that conciliation or mediation may not, alone or in combination, continue for more than 60 days after the date of the first conciliation or mediation session unless the parties consent.

TAKING YOUR COMPLAINT TO OBSI
You may be eligible for OBSI’s free and independent dispute resolution service if:

• We do not provide our decision within 90 days after you made your complain; or
• You are not satisfied with our decision.

OBSI can recommend compensation of up to $350,000. OBSI’s service is available to clients of our firm. This does not restrict your ability to take a complaint to a dispute resolution service of your choosing at your own expense, or to bring an action in court. Keep in mind there are time limits for taking legal action.

WHO CAN USE OBSI
You have the right to use OBSI’s service if:

• Your complaint relates to a trading or advising activity of our firm or by one of our representatives;
• You brought your complaint to us within 6 years from the time that you first knew, or ought to have known, about the event that caused the complaint; and
• You file your complaint with OBSI according to its time limits below;

TIME LIMITS APPLY
If we do not provide you with our decision within 90 days, you can take your complaint to OBSI any time after the 90-day period has ended.

If you are not satisfied with our decision, you have up to 180 days after we provide you with our decision to take your complaint to OBSI.

FILING A COMPLAINT WITH OBSI
Contact OBSI:
Email: ombudsman@obsi.ca
Telephone: 1-888-451-4519 or 416-287-2877 in Toronto

OBSI will investigate:
OBSI works confidentially and in an informal manner. It is not like going to court, and you do not need a lawyer.

During its investigation, OBSI may interview you and representatives of our firm. We are required to cooperate in OBSI’s investigations.

OBSI will provide its recommendations:
Once OBSI has completed its investigation, it will provide its recommendations to you and us. OBSI’s recommendations are not currently binding on you or us.

OBSI can recommend compensation of up to $350,000. If your claim is higher, you will have to agree to that limit on any compensation you seek through OBSI. If you want to recover more than $350,000, you may want to consider another option, such as legal action, to resolve your complaint.

Information OBSI needs to help you
OBSI can help you best if you promptly provide all relevant information, including:
• Your name and contact information;
• Our firm’s name and contact information;
• The names and contact information of any of our representatives who have been involved in your complaint;
• Details of your complaint;
• All relevant documents, including any correspondence and notes of discussions with us.

For more information about OBSI, visit www.obsi.ca

VERSION FRANÇAISE

DÉPOSER UNE PLAINTE AUPRÈS DE NOUS

Si vous avez une plainte concernant nos services ou un produit, veuillez nous contacter par
l’un des moyens suivants :

Téléphone : 1-877-249-2884
Courriel : compliance@croftgroup.com
Poste :
R N Croft Financial Group Inc.
À l’attention du : Chef de la conformité
801 – 251, chemin Consumers
Toronto (Ontario) M2J 4R3

Vous pouvez déposer une plainte auprès de nous en utilisant le moyen le plus approprié pour vous. Si vous résidez au Québec, vous pouvez également compléter le formulaire de plainte de l’Autorité des marchés financiers (AMF). Nous vous recommandons de ne pas utiliser le courriel pour transmettre des renseignements personnels ou sensibles.

Veuillez nous indiquer :
• ce qui s’est produit ;
• quand cela s’est produit ;
• vos attentes concernant votre plainte (p. ex. remboursement, excuses, correction de compte).

ACCUSÉ RÉCEPTION
Nous accuserons réception de votre plainte par écrit dans les plus brefs délais,
généralement dans les 5 jours ouvrables suivant sa réception (ou dans un délai de 10 jours pour les résidents du Québec).

Nous nous assurerons de bien comprendre votre plainte ainsi que vos attentes. Il se peut que nous vous demandions des précisions ou des renseignements
supplémentaires pour nous aider à la résoudre.

Pour nous aider à traiter votre plainte le plus rapidement possible :
• Transmettez-la dès que possible.
• Répondez rapidement à nos demandes de renseignements supplémentaires.
• Conservez des copies de toute documentation pertinente (lettres, courriels, notes
d’appels).

TRANSMISSION DE NOTRE DÉCISION
Normalement nous transmettons notre décision par écrit dans les 90 jours suivant la réception de la plainte (ou dans un délai de 60 jours pour les résidents du Québec). Notre réponse comprendra :
• un résumé de la plainte ;
• les résultats de notre enquête ;
• notre décision (offre de règlement ou refus) accompagnée d’une explication.

RETARD DANS LA DÉCISION
S’il n’est pas possible de vous transmettre notre décision dans les délais prévus :
• nous vous informerons du retard ;
• nous expliquerons les raisons ;
- nous vous indiquerons une nouvelle date prévue (au Québec, le délai supplémentaire ne
peut excéder 30 jours).

ÉVALUATION DE L'OFFRE ET RÈGLEMENT
Si nous vous présentons une offre, vous disposerez d’un délai raisonnable pour :
• l’examiner ;
• obtenir les conseils nécessaires ;
• y répondre (accepter, refuser ou formuler une contre-offre).
Pour les résidents du Québec : une fois l’entente conclue, nous appliquerons les modalités
dans les 30 jours, sauf si un autre délai est convenu dans votre intérêt.

PROCESSUS SIMPLIFIÉ AU QUÉBEC
Pour les résidents du Québec, nous pouvons suivre un processus simplifié pour certaines plaintes
• Ce processus est pour les plaintes que nous pouvons régler à votre satisfaction en 20 jours ou moins,
• Ces plaintes peuvent être transmises à un membre de notre équipe du service à la clientèle et traitées verbalement (par exemple, lors d’un appel téléphonique) ;

La plainte est considérée réglée si :
• vous acceptez la solution proposée, ou
• nos explications suffisent à résoudre la plainte.

Pour une plainte non résolue à l’aide du processus simplifié
Si nous ne pouvons pas résoudre votre plainte à votre satisfaction dans le cade de ce processus, nous vous en informerons par écrit.
Si la plainte n’est pas réglée ainsi, le processus complet décrit plus haut s’appliquera.
Le temps consacré au processus simplifié ne prolonge pas le délai prévu pour la réponse
finale.

REGISTRE DES PLAINTES
Chaque plainte, incluant toutes les informations et documents pertinents, est conservée dans le registre des plaintes.
Résidents du Québec : vous pouvez, en tout temps, demander que l’AMF examine votre
dossier si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou du traitement de votre plainte.
Nous transmettrons le dossier à l’AMF dans les 15 jours suivant votre demande.

SI VOUS N'ÊTES PAS SATISFAIT DE NOTRE DÉCISION
Vous pourriez être admissible à :
• l’AMF (résidents du Québec)
• l’Ombudsman des services bancaires et d’investissements (OSBI) (autres provinces et
territoires)
Ces services sont gratuits.

Conseils juridiques
Vous pouvez consulter un avocat ou recourir à d’autres moyens de règlement en tout temps.
Il est à noter que des délais de prescription s’appliquent. Tout retard pourrait limiter vos droits.

TRANSMETTRE VOTRE PLAINTE À L'AMF (QUÉBEC)
Si vous résidez au Québec, vous pouvez demander que l’AMF examine votre dossier.
Avec votre consentement, l’AMF peut :
• agir comme conciliateur ou médiateur, ou
• désigner une personne à cet effet.

Selon les lois sur les valeurs mobilières du Québec, la conciliation ou la médiation ne peut
durer plus de 60 jours à partir de la première séance, sauf avec consentement des parties.

TRANSMETTRE VOTRE PLAINTE A L'OSBI
Vous pouvez vous adresser à l’OSBI si :
• nous ne vous avons pas transmis notre décision dans les 90 jours, ou
• vous n’êtes pas satisfait de notre décision.
Montant maximal recommandé par l’OSBI : 350 000 $.
Ce recours n’empêche pas de choisir un autre service de règlement des différends (à vos
frais) ou d’intenter une action auprès d’un tribunal (délais à respecter).

QUI PEUT UTILISER l’OSBI
• la plainte concerne une activité de négociation ou de conseil de notre cabinet ou de l’un de
nos représentants ;
• la plainte nous a été transmise dans les 6 ans suivant la connaissance (ou la connaissance
présumée) des faits ;
• la plainte est déposée à l’OSBI dans les délais prévus.

DÉLAIS APPLICABLES
• Si nous ne communiquons pas notre décision dans les 90 jours : plainte possible à l’OSBI
après ce délai.
• Si notre décision ne vous satisfait pas : plainte à l’OSBI dans les 180 jours suivant notre
réponse.

Coordonnées de l’OSBI :
Courriel : ombudsman@obsi.ca
Téléphone : 1-888-451-4519 ou 416-287-2877 (Toronto)

L'OSBI mènera une enquête :
L'OSBI travaille de manière confidentielle et informelle. Il ne s'agit pas
d'une procédure judiciaire et vous n'avez pas besoin d'un avocat.
Au cours de son enquête, l'OSBI peut vous interroger ainsi que les
représentants de notre cabinet. Nous sommes tenus de coopérer aux
enquêtes de l'OSBI.

L'OSBI formulera ses recommandations :
Une fois son enquête terminée, l'OSBI vous communiquera ses
recommandations, à vous et à nous. Les recommandations de l'OSBI ne sont actuellement pas obligatoires ni pour vous ni pour nous.
L'OSBI peut recommander une indemnité pouvant aller jusqu'à 350 000 $. Si votre demande est supérieure à ce montant, vous devrez accepter l’indemnité limite pour toute demande présentée à l'OSBI. Si vous souhaitez obtenir plus de 350 000 $, vous pouvez envisager
une autre option, telle qu'une poursuite judiciaire, pour résoudre votre plainte.

Informations requises par l'OSBI pour vous aider
L'OSBI peut vous aider plus efficacement si vous lui fournissez rapidement toutes les
informations pertinentes, notamment :
• votre nom et vos coordonnées
• le nom et les coordonnées de notre entreprise
• les noms et coordonnées de tous nos
représentants qui ont été impliqués dans votre
plainte
• les détails de votre plainte
• tous les documents pertinents, y compris toute
correspondance et notes de discussions avec nous

Pour plus d’information, veuillez consulter : www.obsi.ca